Archiving File Systems – Securing Files,
Preserving Information, Ensuring Compliance with AvenDATA.

From classic file systems on network drives and mixed folder structures to individually organized document repositories, we archive unstructured data from legacy file systems of all kinds and across all industries, from reporting to financial documentation.

The Challenge

Historical files in old file systems are important, but access to them is becoming increasingly difficult.
During IT migrations, server shutdowns or the dismantling of outdated directory structures, companies regularly face a critical task:
File systems – often folder hierarchies built up over many years containing Excel, Word, PowerPoint or PDF documents – still hold relevant information for tax, legal or business purposes.
However, maintaining the associated infrastructure is costly, file formats become outdated, software licenses expire and knowledge of the original storage structure is lost.
Access to important files becomes difficult or even impossible, even though they must remain available, searchable and audit proof.
This is exactly where AvenDATA comes in with its archiving solution for legacy file systems.

Proven Archiving Solution
 with More than 17 Years of Project Experience

The archiving of unstructured file systems such as Excel, Word, PowerPoint and PDF documents has been continuously tested, refined and optimized by AvenDATA for more than 17 years in thousands of real world decommissioning projects.
Thanks to our structured and established approach we have been able to reliably and transparently answer all inquiries over the years – whether from auditors, business departments or legal authorities.
Our proprietary software ViewBox has proven itself as a powerful solution for audit proof research and analysis.
It is in use not only by numerous medium sized companies but also by more than 50 percent of DAX listed corporations – clear proof of its stability, flexibility and practical usability at the highest level.
From Europe to Asia to North America – ViewBox is used worldwide.

Keep your documents alive – easy to search, filter and access
with ViewBox

We not only transfer all files from your old file system, we also ensure that you can continue to research, view and use these files in the long term.

This includes, among other things:

  • Reproducing central folder structures and document classifications
  • Transferring and mapping individual folder logics or custom file naming conventions
  • Audit proof archiving of all relevant documents such as invoices, presentations, work instructions, reports or contracts
  • Die Umsetzung spezifischer Filter- und Suchfunktionen, um Inhalte schnell auffindbar zu machen – unabhängig vom ursprünglichen Speicherort
  • Implementing specific filter and search functions to make content quickly findable, independent of the original storage location
  • Digital signing of all documents to ensure proof of immutability – for maximum legal security in audits, internal controls or legal proceedings
Before we start a project we define together which files and structures should remain accessible, whether for tax purposes, legal proof or internal reference.
With decades of experience from countless archiving projects we know how to preserve your data so it continues to deliver value.
In ViewBox your files stay searchable, analyzable and ready to use even years after the original system has been shut down.
For audits, internal reviews or legal requirements you enjoy complete access to your content – secure, structured and always available.

Fast Project Execution and Strong Economic Benefits (Measurable ROI)
– Even with Large File Systems

The archiving of old file systems usually takes between one and three months, depending on data volume, structural complexity and variety of formats.
Thanks to our clearly defined and standardized methodology we can archive even large and historically grown file collections efficiently, securely and transparently.
We have successfully completed projects involving hundreds of millions of files and several terabytes of documents, all transferred into our archiving solution ViewBox , including structured storage, metadata migration and complete documentation.
With our proven project methodology clients benefit from significant savings within a short period of time, particularly in storage costs, backup effort, maintenance of outdated directory structures, software licenses for legacy formats and internal IT support.
The economic value is not only reflected in cost reductions but also in legal compliance and the permanently secured availability of business critical content.
In the vast majority of our projects the return on investment is achieved in well under one year, thanks to measurable savings in licenses, infrastructure and internal resources.

Dateisystem
 Systemanalyse

Der erste Schritt jeder Archivierung eines alten Dateisystems ist eine detaillierte Analyse Ihrer bestehenden Dateiumgebung. Diese Analyse bildet die Grundlage für eine präzise Einschätzung der Projektdauer und der zu erwartenden Kosten im Rahmen der Archivierung Ihres alten Filesystems.
Dabei erfassen wir sowohl technische als auch organisatorisch-inhaltliche Aspekte, unter anderem:
  • Zugriffs- und Berechtigungsmöglichkeiten auf das bestehende Dateisystem (z. B. Netzlaufwerke, Fileserver)
  • Art, Struktur und Umfang der vorhandenen Dateien (z. B. Excel, Word, PowerPoint, PDF)
  • Relevanz bestimmter Ordnerbereiche und Dokumentengruppen (z. B. Projektberichte, Vertragsdokumentation, Jahresabschlüsse)
  • Individuelle Besonderheiten wie benutzerdefinierte Dateibenennungen, spezielle Ablagelogiken oder zusätzliche Metadaten
  • Technische Möglichkeiten des Datentransfers, z. B. über eine bereitgestellte SSD-Festplatte, ein physisches Rack oder gesichert per SFTP-Verbindung
  • …
Die Ergebnisse fassen wir für Sie in einem verbindlichen Festpreisangebot zusammen, das Ihnen maximale Planungs- und Entscheidungssicherheit bietet.

Dateisystem
Projektarchivierung

Nach Abschluss der Analyse beginnt das eigentliche Projekt – strukturiert, effizient und mit klar definierten Meilensteinen.
Im Rahmen eines gemeinsamen Kick-off-Meetings klären wir mit Ihrem Team alle organisatorischen und technischen Rahmenbedingungen. Ab diesem Zeitpunkt übernehmen wir den Großteil der Aufgaben für Sie:
  • Einrichtung des Dateisystemzugangs (z. B. per VPN, gesicherter Datenexport oder Festplattenbereitstellung)
  • Export und Übernahme der relevanten Ordner- und Dateiinhalte
  • Strukturierte Nachbildung der ursprünglichen Dateilogik in der Archivsoftware ViewBox
  • Dokumentation aller Schritte zur Revisionssicherheit und Nachvollziehbarkeit
  • Digitale Signierung der Dokumente zur Beweissicherung ihrer Unveränderbarkeit
  • …
Unsere erfahrenen Projektleiter begleiten Sie während des gesamten Prozesses und sorgen für einen reibungslosen Ablauf mit minimalem Ressourceneinsatz auf Ihrer Seite.
Zum Projektabschluss führen wir gemeinsam strukturierte Test- und Abnahmephasen durch – um sicherzustellen, dass alle Inhalte vollständig, korrekt und transparent recherchierbar archiviert wurden.

Dateisystem
 Ergebnis der Archivierung

Nach Abschluss des Projekts sind alle relevanten Ordnerstrukturen, Dateien und Dokumentengruppen aus Ihrem alten Dateisystem in unsere eigens entwickelte Softwarelösung ViewBox überführt.
Die ViewBox ist ein webbasiertes Recherchesystem, das Ihnen und berechtigten Stellen auch Jahre nach der Stilllegung des ursprünglichen Dateisystems einen schnellen, sicheren und nachvollziehbaren Zugriff auf die archivierten Inhalte ermöglicht.
Ein besonderer Mehrwert: Wir rekonstruieren zentrale Ablagestrukturen und verknüpfte Informationen so, dass auch fachliche, steuerliche oder juristische Auswertungen weiterhin problemlos möglich sind – ganz ohne Zugriff auf das ursprüngliche Netzlaufwerk oder Filesystem.
Nach erfolgreicher Implementierung und Abnahme der ViewBox kann das ursprüngliche Dateisystem vollständig außer Betrieb genommen werden.
Zum Projektabschluss erhalten Sie eine umfassende Projektdokumentation bzw. Verfahrensdokumentation, die alle Schritte transparent darstellt – insbesondere im Hinblick auf:
  • die Art des Datentransfers und der Datenübernahme
  • die Struktur und Kategorisierung der archivierten Inhalte
  • die durchgeführten Test- und Abnahmephasen …
  • …
Darüber hinaus dokumentieren wir alle Einzelschritte der Archivierung revisionssicher in unserem Jira-Ticketsystem – vom Datenexport über die Systemintegration bis zur finalen Abnahme und ggf. späteren Löschung des Quellsystems. Damit ist auch für Dritte oder externe Prüfer jederzeit nachvollziehbar, wie die Archivierung durchgeführt wurde.
Software und Recherchesystem ViewBox
– archivierte Dateisysteme
intelligent nutzbar machen
Mit ViewBox bietet AvenDATA ein leistungsstarkes Lese- und Recherchesystem, das speziell für den Zugriff auf Inhalte aus stillgelegten Dateisystemen entwickelt wurde.
Über eine intuitive Weboberfläche ermöglicht ViewBox das schnelle Auffinden, strukturierte Analysieren und gezielte Bereitstellen archivierter Ordnerstrukturen und Dokumente – ganz ohne Zugriff auf das ursprüngliche Dateisystem, Netzlaufwerk oder Fileserver.
ViewBox sorgt dafür, dass Ihre Dateien:
  • auch Jahre nach der Stilllegung verständlich und nutzbar bleiben
  • jederzeit revisionssicher abrufbar sind
  • strukturiert für interne und externe Prüfprozesse bereitstehen
  • …
Ein besonderes Merkmal: ViewBox verfügt über eine automatisierte Datenlöschung. Auf Basis definierter Aufbewahrungsfristen lassen sich archivierte Dateien nach Ablauf gesetzlicher oder unternehmensinterner Vorgaben regelbasiert und nachvollziehbar löschen. So bleiben Sie DSGVO- und GoBD-konform – ganz ohne manuellen Aufwand.
Die Anwendung basiert auf einer zertifizierten Cloud-Infrastruktur und durchläuft regelmäßige Sicherheits- und Funktionstests – kann aber ebenso problemlos in einer On-Premise-Umgebung betrieben werden, je nach Ihren individuellen Compliance- oder IT-Anforderungen.
Mehr zur Softwarelösung ViewBox
ViewBox – Ihre Brücke
zur strukturierten Nutzung alter Dateisysteme
Für Fachabteilungen, Steuerprüfer, Wirtschaftsprüfer, interne Controller oder Rechtsabteilungen: Ihre archivierten Dateien bleiben vollständig durchsuchbar, verständlich und auswertbar – ganz ohne Zugriff auf das ursprüngliche System oder Dateiserver.
Bereit für den
nächsten Schritt?
In einem einstündigen Expertengespräch analysieren wir gemeinsam Ihre Dateisysteme – egal ob historisch gewachsene Ordnerstrukturen, Projektverzeichnisse oder unstrukturierte Dokumentenablagen.
Wir zeigen Ihnen live, wie Sie Ihr Filesystem effizient stilllegen und gleichzeitig langfristig auf alle Inhalte zugreifen können – inklusive:
  • einer strukturierten Abstimmung zur Datenstruktur, Datenübernahme und Dokumentenklassifikation
  • einer Live-Demo unserer Lösung ViewBox
  • einer Erläuterung, wie wir Filter, Metadaten und Dokumentenbeziehungen abbilden
  • einer belastbaren Einschätzung zu Aufwand, Projektdauer und Kosten
  • …
Transparenz von Anfang an:
Unsere Projektangebote basieren auf klar definierten Fixpreisen – garantiert ohne Nachverhandlungen. Und: Qualität, Verlässlichkeit und ein faires Preis-Leistungs-Verhältnis stehen bei uns im Mittelpunkt.
Unsere Projektangebote basieren auf klar definierten Fixpreisen – garantiert ohne Nachverhandlungen. Und: Qualität, Verlässlichkeit und ein faires Preis-Leistungs-Verhältnis stehen bei uns im Mittelpunkt.
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